Dropbox mới đây đã chính thức công bố bản cập nhật quan trọng cho công cụ tìm kiếm và quản lý thông tin toàn diện Dropbox Dash. Sau khi được cải tiến, Dash hỗ trợ người dùng tìm kiếm video và hình ảnh nâng cao giữa các nền tảng đã được kết nối, qua đó tăng tốc quá trình sáng tạo nội dung.

Hiện tại, Dash đã tích hợp các công cụ AI chuyên dụng cho việc viết, phân tích, và tóm tắt văn bản từ khắp các nền tảng được người dùng yêu thích. Bên cạnh đó, việc tích hợp sâu rộng với các ứng dụng phổ biến như Slack và Microsoft Teams, Dash giúp người dùng tiết kiệm thời gian để tập trung vào việc sáng tạo.

Ông Drew Houston, đồng Sáng lập kiêm Giám đốc Điều hành của Dropbox, chia sẻ: “Nhân sự trình độ cao thường tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin và chuyển đổi giữa các ứng dụng. Với phiên bản Dash mới, chúng tôi không chỉ giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh hơn, mà còn hỗ trợ sử dụng thông tin một cách hiệu quả.”

Tìm kiếm mọi thứ từ video, hình ảnh, đến các thành viên trong nhóm

Không chỉ làm việc với văn bản, người dùng Dropbox còn tải lên hàng tỷ video và hình ảnh mỗi năm. Giờ đây, với tính năng tìm kiếm mới của Dash, việc tìm kiếm mọi loại nội dung trở nên dễ dàng hơn, bao gồm hình ảnh, video và âm thanh. Đặc biệt, công cụ này còn hỗ trợ tìm kiếm thông tin ẩn sâu trong các nội dung đa phương tiện, điều mà công cụ tìm kiếm truyền thống chưa thực hiện được. Nhờ vậy, người dùng không cần lo lắng về việc nhớ tên tệp chính xác, thay vào đó, chỉ cần nhập các cụm từ mô tả như “quét lại các mẫu thông cáo từ sự kiện của khách hàng” hoặc “Chiến dịch mùa xuân quay tại New York”, Dash sẽ lập tức trả về kết quả phù hợp.

Bên cạnh việc tìm kiếm thông tin, người dùng đôi khi còn có nhu cầu tìm kiếm một người cụ thể. Sắp tới, tính năng tìm kiếm người dùng của Dash giúp việc xác định các chuyên gia trong nội bộ tổ chức nhanh chóng hơn. Nhờ đó, người dùng có thể tìm hiểu thêm về đồng nghiệp hoặc nắm bắt thông tin ai là tác giả của thông điệp thương hiệu mới nhất.

Tạo bản thảo cuối cùng một cách nhanh chóng

Bộ công cụ soạn thảo tích hợp AI mới của Dropbox giúp giảm tải các công việc tẻ nhạt gây cản trở việc hoàn thiện bản thảo bằng cách tổng hợp thông tin liên quan từ các tài liệu sẵn có. Chỉ cần đặt câu hỏi như “Những điểm chính rút ra từ nghiên cứu khách hàng hồi tháng trước là gì?”, Dash sẽ nhanh chóng phân tích các báo cáo, biên bản họp, các đoạn trao đổi trong Slack để cung cấp một bản tóm tắt chỉ trong vài giây.

Khi cần chuẩn bị bản tóm tắt dự án, người dùng chỉ cần nhập “Tạo một kế hoạch cho chiến dịch marketing trong Quý 3”, Dash sẽ tự động tạo bản nháp đầu tiên thông qua các tài liệu chiến lược, thời gian của các chiến dịch trước đó, và thông tin ngân sách, qua đó tiết kiệm cho người dùng hàng giờ tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu. Thậm chí, Dash còn có thể trình bày theo mẫu và văn phong đặc trưng của nhóm.

Người dùng có thể làm việc cùng những công cụ yêu thích

Với Dash, người dùng có thể thoải mái sử dụng các công cụ quen thuộc khi nền tảng đã tích hợp sâu rộng với các ứng dụng phổ biến như Slack và Microsoft Team, cũng như các ứng dụng sáng tạo và quản lý dự án như Canva và Jira. Chính sự kết nối đa dạng giúp công việc diễn ra liền mạch hơn. Người dùng có thể trực tiếp tìm kiếm tệp trên Canva thông qua Dash hoặc đặt câu hỏi như “Quyết định của cả nhóm về hình ảnh truyền thông trên mạng xã hội là gì?” để nhận câu trả lời từ các bản ghi chép của Slack và Zoom mà không cần chuyển đổi ứng dụng.

Bảo vệ mọi dữ liệu ở mọi nơi

Đối với quản trị viên hệ thống công nghệ thông tin (CNTT), việc kiểm soát quyền truy cập không chỉ quan trọng mà còn là nhiệm vụ bắt buộc. Dash trang bị tính năng kiểm soát bảo mật nâng cao, giúp quản trị viên loại bỏ nội dung nhạy cảm và quản lý quyền truy cập trên các ứng dụng được liên kết. Đặc biệt, tính năng loại bỏ tùy chỉnh mới cho phép đội ngũ CNTT loại các văn bản quản lý nhân sự, dữ liệu tài chính, hoặc dự án bảo mật khỏi các kết quả tìm kiếm. Dash cũng tuân thủ đầy đủ Quy định chung về bảo mật thông tin (GDPR), mang đến sự an tâm cho các đội nhóm trên thế giới khi sử dụng Dash để tìm kiếm, sắp xếp và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và bảo mật hơn.

Dropbox hiểu rõ quyền riêng tư, tính minh bạch và bảo mật luôn là ưu tiên hàng đầu của người dùng. Vì vậy, người dùng có thể lựa chọn sử dụng AI được lưu trữ nội bộ (self-hosted AI), đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ an toàn trong môi trường đáng tin cậy của Dropbox. Bên cạnh đó, tính năng Bảo vệ và Kiểm soát của Dash giúp các doanh nghiệp yên tâm bảo mật tài liệu cũng như quản lý quyền truy cập tốt hơn. Với hơn một nghìn tỷ nội dung được lưu trữ, Dropbox cam kết tiếp tục củng cố niềm tin của người dùng khi không ngừng cải tiến Dash và triển khai AI vào sản phẩm.

Tiếp tục cải tiến Dash

Với mục tiêu mang đến trải nghiệm sản phẩm tối ưu, Dropbox không ngừng tìm kiếm và thu hút những tài năng hàng đầu. Công ty vui mừng chào đón đội ngũ từ Promoted.ai, những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực dùng AI để tìm kiếm và xếp hạng, qua đó hỗ trợ Dropbox tiếp tục phát triển và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Những cập nhật này bắt đầu được triển khai đến các nhóm người dùng Dash từ hôm nay. Để trải nghiệm phiên bản mới, hãy truy cập: dropbox.com/dash.